9 november jl tekende de gemeente Zaanstad de opdracht voor het inrichten van een Digitale Postkamer door Circle Software en BMConsultants.
We zijn benieuwd wat hier aan vooraf ging en waarom de gemeente Zaanstad besloten heeft om deze stap te gaan maken. Daarover spraken we met Ottilio Christiaan, Teamleider Digitale Processen bij de gemeente Zaanstad en in die hoedanigheid nauw betrokken bij de tot standkoming van dit project.
“In januari 2011 is de gemeente Zaanstad overgegaan naar Verseon, het ECM-pakket van Circle Software. In Verseon staat het digitale document centraal en vindt ook de registratie van documenten plaats. Die registratie gebeurt tot nu toe vanaf het papieren document, dat pas na afloop gescand wordt. Het was toen al meteen duidelijk dat dit proces herzien moest worden. De documenten worden uiteindelijk wel gedigitaliseerd, maar het hele werkproces dat daarvoor nodig is, is nog steeds een papieren proces. Dit gaat nu met de Digitale Postkamer gedigitaliseerd worden.”, verteld Ottilio Christiaan.
Op het moment dat we naar de processen rondom het scannen gingen kijken, hebben we contact gezocht met BMConsultants die hier al enkele jaren digitaliseringsprojecten doen.
Jac Slits en Jackie van de Loo van BMConsultants vertelden dat met hun Digitale Postkamer-toepassing tijdens het scannen van de documenten direct de benodigde informatie uit de documenten gehaald kan worden. Daarna wordt deze samen met de pdf van het document doorgegeven aan Verseon. Het handmatig invoeren van de meta-data wordt daarmee vrijwel overbodig.
De eerste inrichting van de Digitale Postkamer was al opgeleverd bij de gemeente Gouda en tijdens een bezoek daar bleken de resultaten die er worden behaald prima te zijn, Gouda is heel enthousiast! We besloten toen een grondige business case te maken om te zien welke voordelen de gemeente Zaanstad kon gaan halen uit de invoering van de Digitale Postkamer. Deze business case is de aanleiding tot het geven van de opdracht voor de bouw van de Digitale Postkamer.
April 2012 moet de Digitale Postkamer klaar zijn en gaan we de eerste resultaten zien.