Wat zeggen onze klanten?

De gemeente Oldebroek op weg naar het Nieuwe Digitale Werken

Wij zijn in april 2010 gestart met het digitaliseren van de documentenstroom, vertelt Wim van Vuuren, beleidsmedewerker DIV van de gemeente Oldebroek. Stapsgewijs, proces na proces, gaan we de komende jaren op weg naar een compleet gedigitaliseerde werkomgeving.

De eerste stappen in dit proces zijn goed verlopen en we zijn volop bezig met het voorbereiden van de volgende. “We hebben er bewust voor gekozen om niet in een korte periode de hele organisatie om te vormen naar het Digitale Werken. Zo kunnen we van onze ervaringen leren. Maar vooral voor de medewerkers is deze fasegewijze overgang veel prettiger”.

Starten bij de basis van de documentenstroom: de post en het archief
We zijn gestart met het digitaliseren van de inkomende en uitgaande post. Dit proces loopt nu naar wens. De afdeling DIV is onlangs gestart met het digitaliseren van alle documenten, dus ook de interne documenten. De stukken die op termijn vernietigd mogen worden, hoeven dan niet meer in dossiers te worden gestopt. Een flinke klus, maar DIV denkt hiermee tijd vrij te maken om de verdergaande digitalisering aan te kunnen pakken.

Kofax-koppeling naar CiVision
Het tweede proces wat we hebben opgepakt is de digitale verwerking van facturen. Dit gebeurt met behulp van Kofax Transformation Modules en de speciale Invoice Package van BMConsultants.

Vooraf was de grote uitdaging dat de ingescande facturen doorgegeven moeten worden aan CiVision Middelen. Dit in tegenstelling tot alle overige documenten, die naar Verseon van Circle Software gaan. In de aanloop moesten wat –interne technische- hobbels worden genomen. Van Vuuren: “De problemen waar we tegen aan liepen werden buitengewoon goed en coulant opgelost door de experts van BMConsultants. De verwerking loopt nu goed en de mogelijkheden van tekstherkenning willen we nu ook gaan inzetten bij de verwerking van de post.”

Mailconnector
Het verwerken van digitale facturen met behulp van de BMConsultants Mailconnector staat ook voor dit jaar op de planning.

AO scannen
De volgende processen die gedigitaliseerd gaan worden zijn bij de afdelingen Bouw- en Woningtoezicht en Milieu. Hier gaan de bouw- en milieuvergunningen gescand worden. Voor de grote formaten bouwtekeningen is speciaal een AO-scanner aangeschaft. Door de combinatie met de AO-package van BMConsultants wordt het mogelijk om de AO-scans automatisch door het Kofax platform te laten verwerken en toe te voegen aan de betreffende zaak. Ook de aanvragen voor Omgevingsvergunningen zullen op die manier verwerkt gaan worden.

Nog heel veel mogelijk
Van Vuuren volgde de 3-daagse Kofax Capture training voor systeembeheerders van BMConsultants. “Er is echt heel veel mogelijk! Wil je dat echt goed doen, dan moet je er veel mee werken. Dat doe ik niet, maar het geeft me wel inzicht in de mogelijkheden. En daarmee ga ik dan naar de mensen van BMConsultants. Zij hebben mijn ideëen dan snel gerealiseerd. Dat werkt erg goed!”.

Toekomst
Over 3 tot 5 jaar willen wij het Digitale Werken in de hele organisatie hebben doorgevoerd. Op de verschillende afdelingen staan dan multifunctionals waarmee elke medewerker zelf kan scannen naar het Kofax Platform. De uitdaging hierbij is de vindbaarheid van de gescande informatie te borgen.

Ervaringen
Wij hebben veel gehad aan de ervaringen die de gemeente Heerde al had opgedaan (waarmee wij, samen met de gemeente Hattem, een samenwerkingsverband hebben). Wat mij vooral positief verrast heeft, is dat de kwaliteit van de scans zo goed is. Dit had ik niet verwacht.

“Terugkijkend heb ik van slechts één ding spijt ... Dat we niet eerder met dit project zijn begonnen! Het is echt een hele grote stap vooruit”, aldus Wim van Vuuren.