De technische oplossing om alle facturen bij de gemeente Soest digitaal te gaan verwerken was al een tijdje klaar, vertelt Joke van der Drift, Beleidsadviseur informatiebeleid bij de Gemeente Soest.
Na de opdracht aan Circle Software en BMConsultants om de facturenstroom te digitaliseren en de informatie te koppelen tussen Verseon van Circle software en Decade Financials software van Unit4 was het project al snel opgeleverd. Helaas stokte de invoering van de digitale factuurverwerking door beslommeringen op het personele vlak en werd de uiteindelijke implementatie een aantal malen uitgesteld.
De invoering ging bijna vanzelfAfgelopen zomer besloten we dat het hoog tijd was om het project nu echt in productie te gaan nemen. Doordat het een tijdje was blijven liggen moest er eerst nog wat getest en aangepast worden, maar ook dat was vlot opgelost. Toen het allemaal netjes werkte, was het plan om de factuuroplossing geleidelijk aan in te voeren in de organisatie door eerst klein te beginnen. Maar voor we er erg in hadden was het overal doorgevoerd. Het proces van digitale factuurverwerking was geruisloos door de organisatie overgenomen en snel door alle afdelingen geadopteerd. Ondanks het feit dat het proces veranderd was.
De budgethouders krijgen nu een mail met een overzicht van nieuwe facturen en kunnen deze daarna eenvoudig openen. Van de onderliggende techniek merkt de eindgebruiker niets.
Nooit meer een factuur zoek!‘En zo hoort het ook’, zegt Joke van der Drift. De budgethouder ziet de factuur in Decade staan, voorzien van alle herkende gegevens en hoeft alleen de aanvullende informatie op te geven en te accorderen. De facturen zijn al geregistreerd, en er raakt ook nooit meer een factuur zoek. Voor de gebruikers is het echt heel simpel, het gaat vanzelf.
Dat er onderliggend een koppeling gemaakt is tussen Verseon en Decade en de facturen gescand worden en de factuurgegevens automatisch herkend worden door het Kofax platform is alleen voor de afdeling Financiën van belang.
Tip …Joke geeft als tip voor gemeentes die dit digitaliseringstraject willen gaan opstarten, goed na te denken waar men het proces van afhandeling van facturen wil gaan onderbrengen en hoe dit proces het beste opnieuw ingericht kan worden. Het nieuwe werkproces gaat toch anders worden dan het ‘oude’ papieren proces. In dit hele traject was het inrichten van het herkenningsgedeelte eigenlijk maar een klein onderdeel en ging bijna als vanzelf. Het is een logisch geheel geworden en dat is denk ik de sleutel tot het succes van deze –uiteindelijk- snelle implementatie.’