Referentiebezoek Ommen-Hardenberg geeft veel inzichten

De bestuursdienst Ommen-Hardenberg (de ambtelijke organisatie van de gemeenten Ommen en Hardenberg) opende onlangs haar deuren zodat collega-gemeenten een kijkje in hun digitale wereld konden nemen.

Jeannet Roelofs en Hans Niezink, beide medewerkers Documentaire Informatievoorziening, namen tijdens hun presentatie de deelnemers mee in de digitale postkamer oplossing van de bestuursdienst. De ingebruikname van deze digitale oplossing heeft zeker tot efficiëntie geleid. De bestuursdienst verwerkt analoge post en email, uitgaande post, college- en raadstukken en facturen. Hierdoor is alle post behalve van het Sociaal Domein en Omgevingsvergunningen geschikt gemaakt voor de digitale postkamer. Ook deze post wordt in een volgende efficiencyslag via de digitale postkamer verwerkt.

Cijfers op een rij
Wat cijfers op een rij: de netto registratietijd van Dimpactmail is afgenomen met ruim 90 %. De registratietijd van reguliere post per poststuk is met 78% afgenomen. Met een jaarlijkse besparing van ongeveer 1600 manuren.

“Diverse gemeenten waren onze gast op 9 februari”, aldus Hans Niezink. Ze zagen de presentatie ‘van begin tot eind’ en de praktijk van alle dag. Niet alleen in de instructieruimte maar ook op de afdeling. De reacties van de collega’s toonden hun betrokkenheid, hun enthousiasme en er werden veel vragen gesteld. Zo kunnen we als collega’s van de Bestuursdienst ook collega’s van andere gemeenten misschien helpen om hun werk gemakkelijker en daardoor met minder stress te kunnen doen.”

Goede organisatie en open voor vragen
“De Bestuursdienst Ommen-Hardenberg had de dag goed georganiseerd voor ons. Ze stonden erg open voor vragen en we mochten ook op de afdeling kijken zodat we ook daar weer onze specifieke vragen konden stellen”, aldus Neda Basic van de gemeente Delft.

Heeft u ook interesse in een referentiebezoek? Informeer naar de mogelijkheden!